Kun aloitin elokuun puolessa välissä 2018 Helsingin kaupungin ensimmäisenä digitalisaatiojohtajana, pormestari Vapaavuoren ja kansliapäällikkö Sarvilinna toimeksianto oli: tutustu organisaatioon kolme kuukautta ja kerro mitä pitää tehdä.
Ensimmäisen 100 päivän keskeisiä tavoitteitani on ollut:
- Organisaatioon tutustuminen ja nykytilan ymmärtäminen ja yhteisen ymmärryksen synnyttäminen
- Kansainvälinen verkostoituminen ja kansainvälisten vertailukohtien löytäminen
- Yhteisen digisuunnitelman tavoitteiden luominen ja digistrategian muodostaminen
Miten 43 000 työntekijän konserni otetaan haltuun? Mitä voi saada aikaan sadassa päivässä?
Nykytilan ymmärtäminen
Muutoksen läpivienti edellyttää 1) yhteisen ymmärryksen 2) halun 3) kyvyn. On vaikea viedä muutosta läpi jos nykytila nähdään hyvin eri tavalla tai muutostarvetta ei tunnisteta lainkaan.
43 000 hengen konsernin ymmärtäminen ei ole triviaali tehtävä. Aloitin nykytilan kartoituksen tapaamalla yli 200 ihmistä kaupunkiorganisaation sisältä ja ulkoa. Pyysin eri tahoilta ehdotuksia ihmisistä, joita minun kannattaisi tavata, ja ihmiset olivat myös aktiivisesti yhteydessä minuun. Ilman tiukkaa agendaa pyrin ymmärtämään mitä ihmiset tekevät ja mikä oli heidän ajatuksensa kehittämissuunnista. Tavoitteena oli kuunnella, ja edelleenkin kuuntelu on asia johon pitää keskittyä (vakiomuistutus itselleni!). Tein paljon muistiinpanoja ja koostin videon ihmisten tarinoista, minkä näytin mm. johtoryhmälle.
Järjestin myös kolme työpajaa, joissa keskusteltiin nykytilasta ja mietittiin yhteisiä tavoitteita, joita kannattaisi edistää. Kaikki työpajan materiaalit laitoin avoimeen O365/Teams-ryhmään. Pyrin valmistelemaan asioita läpinäkyvästi.
Tapasin myös lukuisia yrityksiä: nykyisiä kumppaneita ja sellaisia, jotka haluaisivat tehdä töitä kanssamme. Kumppaneilla on tärkeä rooli kaupungin uudistumisessa. Pahimmillaan kumppanit voivat haitata kaupungin uudistumista.
Parin kuukauden kartoituksen jälkeen, kävin kaupungin johtoryhmän kanssa havaintojani läpi yli neljän tunnin ajan.
Keskeiset havainnot
- Helsinki on niin iso organisaatio, että melkein mitä tahansa sanot, se tekee vääryyttä jollekin taholle. Asiat eivät ole mustavalkoisia. On asioita, jotka tehdään erinomaisella tavalla jossain ja toisaalla taas ei. Yleistäminen on vaarallista. Ulkopuolelta on vaikea käsittää organisaation kokoa ja kompleksisuutta.
- Helsinki pärjää erinomaisesti erilaisissa älykaupunkivertailuissa ja esimerkiksi Helsingin 3D-malli, datan avaaminen tai Tencent:n kanssa kehitetty MyHelsinki-sovellus ovat saaneet paljon kiitosta.
- Helsinki on muutoksessa. Kesäkuussa 2017 Helsingissä tehtiin “Suomen suurin organisaatiomuutos”. Helsinki siirtyi pormestarimalliin ja noin 30 virastoa yhdistyivät neljäksi toimialaksi. Tämä muutos on kesken, mikä on täysin ymmärrettävää näin isossa organisaatiossa.
- Siiloutuneisuus ja sirpaleisuus – isossa kuvassa rahat, ostaminen, it, infra- ja tukipalvelut on hajautettu. Erilaisia järjestelmiä on paljon ja kaikki rakenteet eivät tue yhdessä tekemistä. Osin tämän selittää myös vanha virastokulttuuri, jossa virastot toimivat hyvin itsenäisesti.
- Organisaatio on valmis muutokseen. Nykytila ja sen haasteet nähdään laajalti samalla tavoin. Muutosta tarvitaan, jotta kaupunkistrategian tavoite “maailman toimivin ja parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki” saavutetaan. Moni kehitysteema, josta olemme keskustelleet ei ole uusi; nyt ne pitää vain saada viedyksi maaliin.
Keskeinen haaste on löytää yhteiset maalit ja organisoitua siten, että ne voidaan saavuttaa. On helppo tunnistaa toimimattomia järjestelmiä, mutta paljon vaikeampi muuttaa rakenteita jotka niitä synnyttävät.
Kansainvälinen yhteistyö
Helsinki pärjää erinomaisesti erilaisissa älykaupunkivertailuissa ja vaikuttaa siltä, että Helsinki on haluttu yhteistyökumppani. Vapaavuori on vahvasti panostanut kansainväliseen yhteistyöhön. Kaupungeilla on samankaltaisia haasteita ja Helsinki haluaa tehdä kv-yhteistyötä ratkaisujen löytämiseksi yhteisiin haasteisiin.
Henkilökohtaisesti olen rakentanut yhteyksiä erityisesti New Yorkin, Lontoon, Amsterdamin, ja Tukholman kanssa. Mainitut kaupungit ovat myös hyviä vertailukohtia.
Helsingin ja New Yorkin kaupungit aloittavat yhteistyön pienten ja keskisuurten yritysten kyberturvallisuuden parantamiseksi. New Yorkin kaupungin NYCx Cyber Moonshot Challenge -kilpailu haastaa helsinkiläiset alan yritykset kehittämään edullisia, tehokkaita ja helppokäyttöisiä kyberturvallisuusratkaisuja pienten yritysten tarpeisiin. Kuulun KV-tuomaristoon ja olemme järjestäneet infotilaisuuden Maria01-startup keskuksessa. Tammikuussa olemme järjestämässä sparrausklinikan.
Helsinki on mukana myös Bloomberg Philanthrophies and Harvard Universityn innovaatio-ohjelmassa, jossa etsimme ratkaisuja vanhusten liikkumisen lisäämiseen. Ohjelman puitteissa meillä on ollut jo useampi työpaja ja olemme haastatelleet vanhuksia mm. Kalasataman uudessa terveyskeskuksessa ja Oodi-kirjastossa.
Lontoon CDOn Theo Blackwell:n kanssa olemme tavanneet jo useaan kertaan ja nyt tavoitteenamme on järjestää yhteinen smartcity-tapahtuma Lontoossa helmikuun aikana. Aiemmin marraskuussa olimme yhteisessä paneelikeskustelussa Pariisin GovTech Summit:ssa.
Joulukuussa vierailimme Amsterdamissa ja tapasimme kaupungin digijohtajia, mm. Ger Barronin ja Jan Flippon. Tunnistimme useita yhteistyömahdollisuuksia. Olemme järjestämässä yhteistä tapahtumaa Amsterdamin, Barcelonan ja NewYorkin kanssa tekoälyn eettisten periaatteiden selkiyttämiseksi.
Tukholman CDOn tapasin Barcelonan SmartCity-tapahtumassa ja he ovat tulossa isolla delegaatiolla Helsinkiin tällä viikolla. Teemana on mm. vanhusten virtuaalihoitopalvelut.
Yhteisten tavoitteiden synnyttäminen
Tutkimusmatkani jälkeen minulla oli selvä käsitys nykytilasta ja näkemys tahtotilasta. Nyt siitä pitää tehdä yhteinen. Ehdotuksestani muodostimme kaupungin digiryhmän, joka sai mandaatin valmistella yhteisen digisuunnitelman kaupungille.
Tavoitteena oli miettiä ensin strategiset tavoitteet ja kärkihankkeet, jotka edistävät strategisia tavoitteita. Esimerkiksi yksi strateginen tavoite, josta olemme paljon keskustelleet on voiko kaupunki palvella proaktiivisemmin ja kohdennetummin asiakkaitaan? Ajattelen, että monissa tapauksissa proaktiivinen toiminta on yksilön, kaupungin ja yhteiskunnan kannalta parempi ja halvempi vaihtoehto kuin odottaa ongelmien eskaloitumista. Proaktiivinen ja kohdennettu toiminta edellyttää selkeää datastrategiaa sekä vahvaa datan ja tekoälyn hallintaa kunnioittaen yksilön oikeuksia.
Jaimme digiryhmän työn valmistelun neljään kehityskokonaisuuteen: kaupunkilaispalvelut, data ja tekoäly, infra ja mahdollistajat sekä kokeilukulttuuri.
Kaupunkilaispalvelut-träkissä mietitään mitä yhteisiä palveluja, kuten hel.fi, asiointi.hel.fi, Varaamo, Palvelukartta, Helsinki-sovellus tai palautekanavat, tulisi johtaa portfolioina. Osa alustoista on teknisesti vanhentuneita eivätkä useat erilaiset verkkosivut ja -palvelut palvele asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla. Kokonaisuudessa tullaan priorisoimaan kaupunkilaisten tarpeita selkiyttäen eri palveluiden roolia.
Datan ja tekoäly– träkissä mietitään datastrategiaa ja datan ja tekoälyn hyödyntämistä. Tarvitsemme kaupunkitasoiset pelisäännöt datan hallinnalle ja hyödyntämiselle. Digitaalisten palveluiden mittaaminen pitää saada kuntoon, erilaisia analytiikkajärjestelmiä on nyt ainakin neljä. Toimintaa on vaikea parantaa ilman luotettavaa ja yhdenmukaista dataa.
Infra ja mahdollistajat muodostavat yhteisen alustan kaikelle tekemiselle. Tavoitteena on esimerkiksi vähentää kaupungin erillisten verkkojen ja alustojen määrää. Hankkeen tavoitteena on myös arvioida, voidaanko ICT-tukipalveluiden osalta tehdä enemmän yhteistyötä eli laskea ylläpitokuluja ja vapauttaa rahaa uuden tekemiseen.
Ketterän asiakaslähtöisen kokeilukulttuurin edistäminen on edellytys monelle uudistukselle . Tavoitteena on luoda mahdollisuuksia asiakaslähtöisille kokeiluille, joista voidaan oppia. Parhaat opit pyritään jalkauttamaan kaupunkiorganisaatioon tehokkaasti.
Toimivin kaupunki on subjektiivinen kokemus
Olemme keräämässä ajatuksia, mitä maailman toimivin kaupunki tarkoittaa juuri sinulle – kerro oma ajatuksesi!
Digisuunnitelman tavoiteltuja hyötyjä on esimerkiksi:
Kaupunkilaiset saavat halutessaan palvelua proaktiivisesti ja henkilökohtaisemmin, usein ilman lomakkeiden täyttöä. Digitaaliset palvelut ovat saatavilla 24/7.
Työntekijöillä on enemmän aikaa ihmisten kohtaamiseen. Toimintaa voidaan kohdentaa sinne missä on suurin palvelutarve. Turhauttavat manuaaliset tehtävät on automatisoitu.
Päättäjillä on käytössään reaaliaikainen tilannekuva päätöksenteon tukena. Toiminnan vaikutuksia voidaan ennustaa ja arvioida datan avulla.
Digisuunnitelman on tarkoitus selkiyttää ja konkretisoida miten Helsingin Kaupungin kaupunkistrategian tavoitteet saavutetaan. Työskentelen tiiviisti kaupungin johtoryhmän ja sidosryhmien kanssa, jotta digisuunnitelman keskeiset linjaukset ja kärkihankkeet saadaan hyväksytettyä ja työ voi alkaa.
#CDOfromHEL 