Embedding ethical governance when deploying Artificial Intelligence (AI) in city services

Mikko Rusama, Chief Digital Officer at City of Helsinki
Theo Blackwell, Chief Digital Officer for London

As CDOs of Helsinki and London, since 2019 we’ve been sharing our thoughts and experience on the deployment of artificial intelligence in cities.  We have argued previously that high-level principles are not enough, and that city officials should be equipped with a range of practical tools and questions to shape the trialling and deployment of new technologies.  

This article is the first in a series where we want to illustrate the benefits of AI in practice.

Digitalisation has provided cities with a range of new technologies, including Artificial Intelligence (AI), which can help deliver city services more effectively. Cities are big data custodians: machine learning and AI give rise to a range of novel ethical considerations related to data and AI use cases.  As CDOs of Helsinki and London, in November 2021, we collaborated to support the University of Helsinki’s Ethics of AI online course, which was launched at This free course is now available to anyone interested in the ethical aspects of AI and helps people to learn the meaning of AI ethics, what can and cannot be done to develop AI in an ethically sustainable way, and how to start thinking about AI from an ethical point of view.

Ethics of AI is an example of the thinking we are supporting from ‘ground up’ to inform the national and supra-national discussions around new rules governing AI.  The European Commission has acknowledged the ethical dimensions of AI and recently proposed a novel  legal framework on AI, which positions Europe in a leading role in this debate globally.  While these details are being deliberated, it is important to note that the current General Data Protection Regulation (GDPR) rules outlining protections and processes related to privacy that provide European and UK citizens with a level of assurance which do not exist in many jurisdictions.

Here we outline two case studies our cities contributed to the Ethics of AI online course, and the future steps our cities are taking to create better frameworks for future technologies.

This also involves the development of new governance principles, which our cities are implementing as part of the MyData Principles in Helsinki and the draft Emerging Tech Charter in London. 

Helsinki case-study: preventative healthcare

The City of Helsinki believes in a health care paradigm shift, which is transforming services from “reactive” to “preventative” models. With the help of sophisticated algorithms it becomes possible to create predictive models for citizen healthcare. By analysing large patient data sets against specific criteria, high-risk individuals can be identified and their care prioritised. These high-risk individuals can be invited to medical appointments to receive proactive treatment.

For example, patients with high blood pressure can be identified proactively to ensure the correct medication is delivered to avoid heart and brain attacks. Another proactive use case is to identify patients who use central nervous system medication and to ensure they have a dedicated doctor who can follow up on their medication and condition.

Preventative healthcare has the potential to improve citizens’ quality of life, as well as to reduce overall treatment costs significantly. 

A range of legal and ethical issues arise from preventative healthcare, including privacy and security considerations in the appropriate use of data. A demarcation line between acceptable prevention and non-acceptable intrusion needs to be set. For example, does the city have the right to use private and sensitive medical data for identifying high-risk patients? 

Establishing and maintaining citizens’ trust is essential in providing proactive and preventative services. Without establishing trust first, obtaining consent from citizens is unlikely and therefore we are unable to deploy innovative AI solutions. Citizens should have the right to deny the use of their data in ways to which they have not consented, unless there is a further, lawful reason for data processing. 

A real ethical dilemma arises when city medical data indicates that an individual needs urgent treatment, but the person has not granted permission for predictive AI to make this determination. Is it right for a city not to act proactively in this situation? Ultimately, citizens have the right to make free will decisions but the city also may have applicable legal duties of care. 

A fundamental question of the city’s role arises here: if the city has knowledge of a potential health risk and does not act upon that data, can the city be considered negligent? Is it possible for citizens to be treated equally in the physical and digital realms? If a person has a medical episode in real life, an ambulance can be called by bystanders without having explicit permission to do so. In an increasingly digital world, proactive approaches can prove more difficult to achieve from the data ethics point of view.

Implementing MyData Principles in Helsinki

The City of Helsinki is working on putting the so-called MyData principles into practice. MyData provides guiding principles to empower individuals regarding the use of their personal data. The human-centric paradigm is aimed at a fair, sustainable, and prosperous digital society, where the sharing of personal data is based on trust as well as balanced and fair relationships between individuals and organisations.

In line with MyData principles, citizens should be able to provide and revoke consent relating to processing of their personal data under specified purposes. On a case-by-case basis, it should always be transparent to citizens: 1) what data has been stored about them and 2) what is the legal basis for processing, even when data processing is not based on a freely-given consent but on other provisions of the GDPR.

London case-study:  Understanding ‘busyness’ during the pandemic

Discussions around sensors, cameras and AI in cities invariably turn to questions around surveillance and the circumstances where this is permissible.  

As the COVID-19 pandemic took hold of the UK in spring 2020, the streets emptied. Shops shut down, and anyone who ventured outside had to follow the ‘two-metre’ rule. In London, the authorities realised that they needed a way to monitor the changes in street activity in real time to gain a better understanding of how lockdown was affecting city life, and what interventions were needed to allow the city’s nine million people to keep socially distanced.

Working with the Greater London Authority (GLA) and Transport for London (TfL), a team at The Alan Turing Institute launched Project Odysseus. This involved a repurposing of an existing project that had been monitoring air pollution around London. The team modified its algorithms, feeding them data from London’s traffic sensors and cameras to estimate pedestrian and vehicle numbers. The authorities used this information to understand changes in activity across London, pinpointing where more social distancing measures were needed.

The majority of the team’s work has focused on analysing the stream of data that flows from TfL’s JamCams – some 30 gigabytes per day. These cameras are positioned at traffic intersections, but they also capture the pedestrians on road crossings and pavements. The team adapted its vehicle detection algorithms to monitor pedestrians, providing authorities with near real-time estimates of pedestrian and vehicle density. Extra information about traffic density also came from the 11,000+ ‘inductive loop’ devices on London’s roads, which detect vehicles that pass over them.

This software was used by TfL to monitor pedestrian density during the pandemic, enabling the authorities to quickly identify where social distancing interventions were required. On Brixton high street, for example, the tool demonstrated that there was too much crowding on pavements, particularly near bus stops. As a result, TfL extended the pavement and moved a bus stop to create more space.  TfL says that it implemented over 700 such interventions at the height of the pandemic’s first wave, and that the Turing Institute’s tool provided key data for those decisions.

Throughout this work, the team has been careful to consider the ethical implications of monitoring CCTV footage by developing algorithms incapable of performing facial recognition or tracking people.The JamCam footage, for example, is also a low enough resolution that there is no risk of being able to identify anyone. The Turing Institute’s Ethics Advisory Group is working to ensure our data and algorithms preserve the privacy of the general public.

The draft Emerging Tech Charter for London

In the future, London wants AI and new technologies collecting personal data to follow the rules-of-thumb set out in London’s Emerging Tech Charter, which represents the next step in thought leadership. The charter covers the trialling as well as deployment of data-gathering technologies and services utilising sensors, cameras, robotics, augmented and virtual reality, through to automated and algorithmic decision-making.    

It provides three principles for implementing technology in London by working in the open, respecting diversity and ensuring trustworthiness with data. These principles act as a guide for the makers and buyers of technology, as well as Londoners and their elected representatives, when new technologies or services are trialled or deployed in the city by public bodies. It is designed to be flexible, so it may also support other organisations when considering deployment of technologies which impact their employees, customers, or the public use of buildings or land. 


In practice, real-world use cases can be difficult to tackle as the above examples demonstrate. It is fair to say that city governments and agencies are on a learning journey here, and sharing our experiences from these discussions will be important to policy makers.  

We as CDOs of Helsinki and London believe that cities should promote innovation which enacts the principles behind GDPR, not just follows the letter of the law. Our aim is to embed ethical data and AI governance principles wherever possible. This will be possible through transparent collaboration with citizens and other cities globally.

The Ethics of Using Artificial Intelligence in city services

There is great potential for the use of Artificial intelligence (AI) by cities.  With the help of AI, we can provide more responsive services to citizens. However, AI poses ethical issues that need special attention, here we explain why and suggest an approach for city government.

The use of automation and machine learning systems is not a new phenomenon in public administration, but it is being transformed in how it is being used – from automating simple transactions to more complex problem-solving.  

Today we see adoption across a range of services – chatbots in customer services, prioritisation of housing repairs, traffic signalling, demand-responsive transport, even library book management systems.  City government is experimenting with drones, autonomous vehicles and facial recognition.  

The rise of machine learning and AI in city government raises a series of issues for city governments to consider:

  • First, the application of these technologies is becoming more widespread across city functions.  As data is harnessed from an increasing number of sources (including Internet of Things, enabled by 5G) and computing power becomes from affordable, inevitably these uses-cases will also increase.
  • Secondly, advanced AI is able to process data from multiple sources to ‘learn’ and propose solutions to more complex problems.
  • Third, cities are the places where much AI will be developed, tried and tested – they will be at the forefront of the debate about AI is deployed, why and to whom it is accountable.  

The ability to understand the process which led to the result of AI’s learning becomes a new imperative for city government.  Cities need to develop new expertise and frameworks to guide decision-making or to update existing rules and ways of working to ensure public accountability when technologies are adopted.

How cities should approach AI?

The successful application of AI in cities relies on the confidence of the citizens it serves.

Decisions made by city governments will often be weightier than those in the consumer sphere, and the consequences of those decisions will often have a deep impact on citizens’ lives.  

Fundamentally, cities operate under a democratic mandate, so the use of technology in public services should operate under the same principles of accountability, transparency and citizens’ rights and safety – just as in other work we do.

  • The use of AI has attracted criticism as a ‘black box’ technology, hidden from public scrutiny.  How do we provide the appropriate public accountability with new technology?
  • AI intensifies questions about citizen privacy.  Cities need to be in a position to provide assurance against identifying people who wish to remain anonymous or where it infers or generates sensitive information about people from non-sensitive data.
  • There’s a further risk around the potential for bias in data leading to vulnerable groups in society to be hurt or have their rights impinged by biased AI.
  • Even potentially equitable proposals arising from AI make heavy weather if citizens are not brought in right at the start.  How can we design AI with citizens in a civic setting? 

Are high-level principles enough?

Today’s AI industry has taken steps to bring greater assurance through high-level principles and ethics committees, illustrated in Nesta’s mapping of AI governance.

Because of the different uses of AI, and the context in which it is used at a city level, it is hard to see such high-level principles covering every scenario with sufficient robustness or granularity to withstand the scrutiny that public services demand. Principles can also be agreed, but fail to be acted upon in the field  But we also consider that approaching AI on a case-by-case basis carries risks of an over-cumbersome regime which would lack consistency.

The framework suggested by Nesta’s Eddie Copeland – a shift from thinking from establishing new principles, to ‘showing your workings’ – suggests a new way of working aligned with other areas of city work (e.g. privacy or equality impact assessments) which are already part of the decision-making process.  Copeland is suggesting that public sector organisations and their staff should be equipped with a set of questions that they should be able to answer before deploying an AI in a live environment, see picture below.


Figure. 10 Questions to answer before using AI in the public sector

The advantage of this practical approach is that it helps to embed AI deployment within everyday decision-making through a series of questions we can pose right now.

This is a practical entry point for city government allowing AI deployment while creating an ethical framework for public servants and line-of-sight for the city leaders.

Next steps

Over the coming months we will be exploring how to develop this framework in further detail.

First, as cities we need greater awareness of where AI is being used, particularly with third parties, and where it is proposed.  Currently, a product or service using AI can be commissioned or bought from a third party without it being specifically badged as ‘AI.’  As cities develop technology mapping, deployment of AI should also be included. Frame agreements used in the procurement processes should include ethical standards for the use of AI.

Secondly, as public services become increasingly data-driven we will need greater public understanding of artificial intelligence in society and with those who make decisions in city government.   In April 2018 London government started a big conversation with citizens and their local elected representatives on the use of sensors and data in development of Smarter London Together Roadmap. In Finland, the University of Helsinki and Reaktor presented an open artificial intelligence challenge to educate one per cent of Finns (about 54 000 people) not only to understand what the artificial intelligence is but also to identify the opportunities it has brought. To solve this challenge, an open and free Elements of AI online course was created. To date, over 170 000 people from 110 countries have enrolled, making Elements of AI Finland’s most popular online course.  Public engagement is an increasingly vital part of our work.

Finally, behind the AI questions set out above sit city policies and procedures designed to safeguard against bias and unfairness.  Public agencies already have strong rules around direct or indirect discrimination and raising concerns at work. According to Doteveryone’s research tech workers rely most on their personal moral compass, conversations with colleagues and internet searches to assess the potential consequences of their work.  Enabling staff to clearer express concerns about bias or other impact in the deployment of new technologies through updated whistleblowing or risk registers also needs to be considered.

As part of the Smarter London Together Roadmap London is committed to exploring AI ethics in further detail.  We will use these discussions as the starting point for work with London’s boroughs and main public agencies to embed AI assurance questions in what we do.

Helsinki’s vision is to be the world’s most functional city that makes the best use of digitalisation. A functional city is based on trust and open, inclusive ways of operating. Helsinki’s digital strategy has a strong focus on building data and AI capabilities. Without trust there is no need for AI. Thus, clarifying data and AI ethics is one of the key initiatives in our plan.

As the Chief Digital Officers of London and Helsinki, we continue working together on the data and AI ethics and piloting different approaches and identifying policies that need to be updated.

Theo Blackwell, Chief Digital Officer for London

Mikko Rusama, Chief Digital Officer at City of Helsinki

12 June, 2019

Cities of London and Helsinki have agreed to collaborate on ethical use of data and artificial intelligence as a part of City-to-City Digital Partnership signed February 2019. Theo Blackwell, Chief Digital Officer for London and Mikko Rusama, Chief Digital Officer at City of Helsinki highlight the importance of ethical discussion. Data and AI ethics is one of the key areas for the city digital leadership in leading smart cities.

The Data and AI Ethics workshop was organised in Helsinki, Finland on 25 April, 2019. Ethical questions of AI in cities was discussed:

  • How do we provide democratic accountability as the use of AI tools become more widespread?
  • Do we need new rules and principles to govern the use of artificial intelligence in cities?
  • How do we ensure AI meets citizens’ needs?
  • Do citizens trust and to let us use their data and AI to serve them better?

The workshop was hosted by Mikko Rusama, Chief Digital Officer at the City of Helsinki as part of the London and Helsinki City-to-City Digital Partnership.  Expert partners of the City from London, Amsterdam, Utrecht and Tallinn, as well as from different parts of Finland were present on the invitation of Mr. Rusama. See Eddie Copeland’s blog about the event.

Olo kuin varkaalla

Tilastokeskuksen mukaan kaikkein yleisin ammattiryhmä Suomessa on myyjätOlemme juuri todistamassa miten digitalisaatio muuttaa radikaalisti tämän suurimman ammattiryhmän toimenkuvaa. Seuraan kehitystä mielenkiinnolla.

Itsepalvelukassat ovat alkusoittoa

Viimeisen viiden vuoden aikana kauppojen itsepalvelukassojen määrä on lisääntynyt rajusti. Kauppakonserni Keskossa ensimmäinen itsepalvelukassa aloitti kokeilumielessä jo vuonna 2012 K-Citymarket Launeella Lahdessa. Myös S-ryhmässä ensimmäinen itsepalvelukassa tuli käyttöön vuonna 2012.

Nyt Keskolla on itsepalvelukassoja 140 K-ruokakaupassa ja S-ryhmällä noin 100 myymälässä. Itsepalvelukassojen määrä on kasvanut nopeasti viime keväästä (Tekniikka ja talous 19.4. 2018).

McDonald’s itsepalvelee

Pari kuukautta sitten lähi-McDonald’s:ni tapahtui isoja muutoksia. Ravintolaan asennettiin kahdeksan itsepalvelukassaa (katso kuva alla)  ja “ihmiskassojen” määrä väheni käytännössä yhteen.

Samalla ravintola siirtyi “Just In Time”-tuotantoon, jossa annos valmistetaan vasta, kun tilaus on tehty. Muutoksen myötä poistuivat linjastot, jonne aiemmin kasattiin valmiiksi iso kasa suosituimpia hampurilaisia. Tilattu annos tuodaan tuoreena pöytään. Oletettavasti muutos vähentää ruokahukkaa, koska aiemmin kauan seisseitä hampurilaisia heitettiin roskiin.


Kuva. Itsepalvelukassat McDonald’ssa Espoossa

Käyn McDonald’ssa yleensä kerran viikossa ja kanta-asiakkaan näkökulmasta muutos on positiivinen:

  • Pääsen aina tilaamaan tuotteen ilman jonotusta. 
  • Saan ruoan tuoreena tarjoiltuna suoraan pöytääni
  • Maksutapoina on mm. MobilePay ja ApplePay eli voin maksaa ostoksen puhelimellani. En pidä enää lompakkoa aina edes mukana.
  • Odotusaika ei ole ollut kohtuuton muutamaa poikkeusta luukuunottamatta

McDonald´s aloitti itsepalveluravintoloiden käyttöönoton vuonna 2015 ja se on ilmoittanut, että vuoteen 2020 mennessä kaikissa sen Yhdysvaltojen ravintoloissa on itsepalvelukassa. Uusia itsepalveluravintoloita tulee joka kvartaali lisää 1000, eli noin 10 ravintolaa päivässä!

Tutkimuksen mukaan asiakkaat ostavat enemmän, kun he käyttävät itsepalvelukassaa. ”Olemme huomanneet, että kun asiakkaat selaavat tarjontaa pidempään, he myös valitsevat enemmän tuotteita”, McDonald´sin toimitusjohtaja Steve Easterbrook sanoo New York Postin haastattelussa.

Kiinan tekoäly

Kiinan tavoitteena on olla johtava tekoälyn mahtimaa vuoteen 2030 mennessä ja se on käynnistänyt valtiovetoisesti isoja tekoälyohjelmia. Tekoälyä ja mobiilimaksamista hyödynnetään jo laajasti kaupankäynnissä.

Kiinassa Kentucky Fried Chicken on partneroitunut Baidun kanssa, joka on “Kiinan Google”. Tavoitteena on käyttää kasvontunnistusta ja tekoälyn avulla arvioida mm. tunnetilaa ja sitä mitä asiakas haluaa ostaa. Nuorelle miehelle tarjotaan todennäköisesti eri annosta kuin vanhemmalle rouvalle. Kuva tallennetaan ja ensi kerralla suositus on todennäköisesti osuvampi.

Tencent:n WeChat:llä on jo miljardi käyttäjää ja sen kautta voi maksaa lähes mitä tahansa taksimatkoista ostoksiin isoissa ja pienissä kivijalkakaupoissa. Kiinalainen pankkitili yhdistetään sovellukseen ja sen jälkeen maksun voi hoitaa viiva- tai QR-koodeilla. Maksutilanteessa skannataan joko myyjän koodi tai puhelimen kautta näytetään käyttäjän oma uniikki viivakoodi.

Amazonin “just walk out” -kauppa

Kävin muutama viikko sitten (helmikuu 2019)  Seattlessa, joka on Amazonin kotikaupunki. Amazonin osuus USAn verkkokaupasta on jo lähes 50% ja koko vähittäismyynnistä 5%. Amazonia käyttää myös moni suomalainen, voit esimerkiksi lukea HS:n jutun trampoliineja myyvästä Acon:sta, joka hyödyntää Amazonia.

Vierailin Seattlessa Amazon Go -kaupassa, joka on Spheres:n vieressä.


Kuva. Amazon Go Seattlessa

Ennen kauppaan menoa asensin Amazon Go -sovelluksen ja kirjauduin siihen Amazonin tunnuksilla, jotka minulla jo entuudestaan oli. Kaupan ovella oli portti, josta päästiin  työkaverini sisään sisään sovelluksen henkilökohtaisella QR-koodilla. Menin itse perässä sisään samalla koodilla.


Kuva. Amazon Go:n portti 

Kaupassa hypistelimme tuotteita, otimme niitä pois hyllystä ja laitoimme takaisin. Kävelimme ulos kaupasta tuotteiden kanssa ilman mitää tarkistusta, kassaa tai “checkout”-prosessia.  Oloni oli kuin varkaalla kävellessäni ulos kaupasta – niin tottunut olen siihen, että joku kassa, koodien luku tai tarkastus tehdään lähtiessä.

Itse en ostanut mitään, mutta ystäväni otti pari tuotetta. Mietin mahtoivatko veloitukset mennä oikein. Muutaman minuutin kuluttua sovellukseen tuli kuitti ostoksista, katso alla.


Kuva. Ensimmäinen kuittini Amazon Go -kaupasta

Oikein meni. Tähän se taitaa mennä kohta kaikkialla, olen saanut maistaa palasen tulevaisuuden kauppakokemuksesta.

Robottitankkausta ja automaattikauppoja Suomessa

Ei tarvitse mennä Seattleen asti saadakseen maistiaisia tulevaisuudesta. Neste on avannut Tammistoon robottitankkausaseman ja automaattikaupan. Katso tästä kiinnostava YouTube video.

Suomalainen Rivender-yhtiö tekee automaattikaupan hyllykköjä pieniin ja suurin yksiköihin, mm. liikutettaviin kontteihin. Lahdessa on  automaattikauppa, joka toimii kiinteistössä. Toteutus on vielä varsin kömpelö verattuna Amazon Go -kauppaan: joka tuote on omasssa lokerossaan, josta ne saa näyttämällä sirukorttia.


Kuva. Rivender Modulshop

Mitä tästä pitäisi ajatella?

Digitaalisuus muuttaa rajusti työelämää ja muutokset tapahtuvat silmiemme edessä. Tekoäly hiipii huomaamatta arkeemme, emmekä tajua edes muutoksen suuruutta.

Työ ei lopu, mutta vähintäänkin se muuttaa muotoaan. Ja varmaa on, että tarve jatkuvalle oppimiselle kasvaa. McKinsey on arvioinut, että miljoona suomalaista pitäisi uudelleenkouluttaa. On mahdollista, että isoimmasta ammattiryhmästä häviää työpaikkoja. Toisaalta toivon, että digitalisaatio mahdollistaa entistä paremmat ja uudet ihmislähtöiset palvelut.

Digitaalinen jalanjälkemme kasvaa räjähdysmäisesti koko ajan. Käteistä rahaa käyttää tällä hetkellä vain noin 10 prosenttia suomalaisista.  Uskon, että Helsingissä Tukholman tapaan pankkiautomaatit vähenevät ja käteisen rahan nostamisesta tulee kalliimpaa. Ilman pankkikorttia tai älypuhelinta elämä ja ostosten tekeminen alkaa olla jo nyt aika vaikeaa.

Digitalisaation myötä olemme menettäneet osan yksityisyyttämme, koska yhä useampi asia tuottaa dataa ja yritysten kyky analysoida sitä paranee koko ajan. S-ryhmän Omat Ostot -palvelun kautta voit nähdä mitä olet ostanut ja mistä.

Mietin minkälaista biometristä tietoa on minusta tai kaveristani tallennettu Amazonin pilveen? Miten minut on profiloitu ja miten se vaikuttaa suosituksiin, joita minulle tehdään jatkossa Amazonin verkkokaupassa ja kivijalkakaupoissa? Sen lisäksi, että Amazon tietää mitä ostin, se näkee missä järjestyksessä hypistelin eri tuotteita. Tiedon pohjalta se voi parantaa kauppojen valikoimaa ja kauppojen suunnittelua, katso Wired:n juttu

Datan ja tekoälyn eettisten periaatteiden määrittely on entistäkin tärkeämpää. EUn tietosuoja-asetus (GDPR) on selkiyttänyt henkilötietojen käsittelyä ja sitä kautta uskoakseni lisännyt luottamusta digitaalisiin palveluntarjoajiin. Tekoälyn hyödyntäminen ja eettiset kysymykset vaatii myös yhteisiä pelinsääntö, joita EUssa jo valmistellaan.

Ensimmäiset 100 päivää Helsingin Kaupungin digitalisaatiojohtajana

Kun aloitin elokuun puolessa välissä 2018 Helsingin kaupungin ensimmäisenä digitalisaatiojohtajana, pormestari Vapaavuoren ja kansliapäällikkö Sarvilinna toimeksianto oli: tutustu organisaatioon kolme kuukautta ja kerro mitä pitää tehdä.

Ensimmäisen 100 päivän keskeisiä tavoitteitani on ollut:

  • Organisaatioon tutustuminen ja nykytilan ymmärtäminen ja yhteisen ymmärryksen synnyttäminen
  • Kansainvälinen verkostoituminen ja kansainvälisten vertailukohtien löytäminen
  • Yhteisen digisuunnitelman tavoitteiden luominen ja digistrategian muodostaminen

Miten 43 000 työntekijän konserni otetaan haltuun? Mitä voi saada aikaan sadassa päivässä?


Nykytilan ymmärtäminen

Muutoksen läpivienti edellyttää 1)  yhteisen ymmärryksen 2) halun 3) kyvyn. On vaikea viedä muutosta läpi jos nykytila nähdään hyvin eri tavalla tai muutostarvetta ei tunnisteta lainkaan.

43 000 hengen konsernin ymmärtäminen ei ole triviaali tehtävä. Aloitin nykytilan kartoituksen tapaamalla yli 200 ihmistä kaupunkiorganisaation sisältä ja ulkoa. Pyysin eri tahoilta ehdotuksia ihmisistä, joita minun kannattaisi tavata, ja ihmiset olivat myös aktiivisesti yhteydessä minuun. Ilman tiukkaa agendaa pyrin ymmärtämään mitä ihmiset tekevät ja mikä oli heidän ajatuksensa kehittämissuunnista. Tavoitteena oli kuunnella, ja edelleenkin kuuntelu on asia johon pitää keskittyä  (vakiomuistutus itselleni!). Tein paljon muistiinpanoja ja koostin videon ihmisten tarinoista, minkä näytin mm. johtoryhmälle.

Järjestin myös kolme työpajaa, joissa keskusteltiin nykytilasta ja mietittiin yhteisiä tavoitteita, joita kannattaisi edistää. Kaikki työpajan materiaalit laitoin avoimeen O365/Teams-ryhmään. Pyrin valmistelemaan asioita läpinäkyvästi.

Tapasin myös lukuisia yrityksiä: nykyisiä kumppaneita ja sellaisia, jotka haluaisivat tehdä töitä kanssamme. Kumppaneilla on tärkeä rooli kaupungin uudistumisessa. Pahimmillaan kumppanit voivat haitata kaupungin uudistumista.

Parin kuukauden kartoituksen jälkeen, kävin kaupungin johtoryhmän kanssa havaintojani läpi yli neljän tunnin ajan.

Keskeiset havainnot

  • Helsinki on niin iso organisaatio, että melkein mitä  tahansa sanot, se tekee vääryyttä jollekin taholle. Asiat eivät ole mustavalkoisia. On asioita, jotka tehdään erinomaisella tavalla jossain ja toisaalla taas ei. Yleistäminen on vaarallista. Ulkopuolelta on vaikea käsittää organisaation kokoa ja kompleksisuutta.
  • Helsinki pärjää erinomaisesti erilaisissa älykaupunkivertailuissa ja esimerkiksi Helsingin 3D-malli, datan avaaminen tai Tencent:n kanssa kehitetty MyHelsinki-sovellus ovat saaneet paljon kiitosta.
  • Helsinki on muutoksessa. Kesäkuussa 2017 Helsingissä tehtiin  “Suomen suurin organisaatiomuutos”. Helsinki siirtyi pormestarimalliin ja noin 30 virastoa yhdistyivät neljäksi toimialaksi. Tämä muutos on kesken, mikä on täysin ymmärrettävää näin isossa organisaatiossa.
  • Siiloutuneisuus ja sirpaleisuus – isossa kuvassa rahat, ostaminen, it, infra- ja tukipalvelut on hajautettu. Erilaisia järjestelmiä on paljon ja kaikki rakenteet eivät tue yhdessä tekemistä. Osin tämän selittää myös vanha virastokulttuuri, jossa virastot toimivat hyvin itsenäisesti.
  • Organisaatio on valmis muutokseen. Nykytila ja sen haasteet nähdään laajalti samalla tavoin. Muutosta tarvitaan, jotta kaupunkistrategian tavoite “maailman toimivin ja parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki” saavutetaan. Moni kehitysteema, josta olemme keskustelleet ei ole uusi; nyt ne pitää vain saada viedyksi maaliin.

Keskeinen haaste on löytää yhteiset maalit ja organisoitua siten, että ne voidaan saavuttaa. On helppo tunnistaa toimimattomia järjestelmiä, mutta paljon vaikeampi muuttaa rakenteita jotka niitä synnyttävät.

Kansainvälinen yhteistyö

Helsinki pärjää erinomaisesti erilaisissa älykaupunkivertailuissa ja vaikuttaa siltä, että Helsinki on haluttu yhteistyökumppani. Vapaavuori on vahvasti panostanut kansainväliseen yhteistyöhön. Kaupungeilla on samankaltaisia haasteita ja Helsinki haluaa tehdä kv-yhteistyötä ratkaisujen löytämiseksi yhteisiin haasteisiin.

Henkilökohtaisesti olen rakentanut yhteyksiä erityisesti New Yorkin, Lontoon, Amsterdamin, ja Tukholman kanssa. Mainitut kaupungit ovat myös hyviä vertailukohtia.

Helsingin ja New Yorkin kaupungit aloittavat yhteistyön pienten ja keskisuurten yritysten kyberturvallisuuden parantamiseksi. New Yorkin kaupungin NYCx Cyber Moonshot Challenge -kilpailu haastaa helsinkiläiset alan yritykset kehittämään edullisia, tehokkaita ja helppokäyttöisiä kyberturvallisuusratkaisuja pienten yritysten tarpeisiin. Kuulun KV-tuomaristoon ja olemme järjestäneet infotilaisuuden Maria01-startup keskuksessa. Tammikuussa olemme järjestämässä sparrausklinikan.

Helsinki on mukana myös Bloomberg Philanthrophies and Harvard Universityn innovaatio-ohjelmassa, jossa etsimme ratkaisuja vanhusten liikkumisen lisäämiseen. Ohjelman puitteissa meillä on ollut jo useampi työpaja ja olemme haastatelleet vanhuksia mm. Kalasataman uudessa terveyskeskuksessa ja Oodi-kirjastossa.

Lontoon CDOn Theo Blackwell:n kanssa olemme tavanneet jo useaan kertaan ja nyt tavoitteenamme on järjestää yhteinen smartcity-tapahtuma Lontoossa helmikuun aikana. Aiemmin marraskuussa olimme yhteisessä paneelikeskustelussa Pariisin GovTech Summit:ssa.

Joulukuussa vierailimme Amsterdamissa ja tapasimme kaupungin digijohtajia, mm. Ger Barronin ja Jan Flippon. Tunnistimme useita yhteistyömahdollisuuksia. Olemme järjestämässä yhteistä tapahtumaa Amsterdamin, Barcelonan ja NewYorkin kanssa tekoälyn eettisten periaatteiden selkiyttämiseksi.

Tukholman CDOn tapasin Barcelonan SmartCity-tapahtumassa ja he ovat tulossa isolla delegaatiolla Helsinkiin tällä viikolla. Teemana on mm. vanhusten virtuaalihoitopalvelut.

Yhteisten tavoitteiden synnyttäminen

Tutkimusmatkani jälkeen minulla oli selvä käsitys nykytilasta ja näkemys tahtotilasta. Nyt siitä pitää tehdä yhteinen. Ehdotuksestani muodostimme kaupungin digiryhmän, joka sai mandaatin valmistella yhteisen digisuunnitelman kaupungille.

Tavoitteena oli miettiä ensin strategiset tavoitteet ja kärkihankkeet, jotka edistävät strategisia tavoitteita. Esimerkiksi yksi strateginen tavoite, josta olemme paljon keskustelleet on voiko kaupunki palvella proaktiivisemmin ja kohdennetummin asiakkaitaan?  Ajattelen, että monissa tapauksissa proaktiivinen toiminta on yksilön, kaupungin ja yhteiskunnan kannalta parempi ja halvempi vaihtoehto kuin odottaa ongelmien eskaloitumista. Proaktiivinen ja kohdennettu toiminta edellyttää selkeää datastrategiaa sekä vahvaa datan ja tekoälyn hallintaa kunnioittaen yksilön oikeuksia.

Jaimme digiryhmän työn valmistelun neljään kehityskokonaisuuteen: kaupunkilaispalvelut, data ja tekoäly, infra ja mahdollistajat sekä kokeilukulttuuri.

Kaupunkilaispalvelut-träkissä mietitään mitä yhteisiä palveluja, kuten,, Varaamo, Palvelukartta, Helsinki-sovellus tai palautekanavat, tulisi johtaa portfolioina. Osa alustoista on teknisesti vanhentuneita eivätkä useat erilaiset verkkosivut ja -palvelut palvele asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla. Kokonaisuudessa tullaan priorisoimaan kaupunkilaisten tarpeita selkiyttäen eri palveluiden roolia.

Datan ja tekoäly– träkissä mietitään datastrategiaa ja datan ja tekoälyn hyödyntämistä. Tarvitsemme kaupunkitasoiset pelisäännöt datan hallinnalle ja hyödyntämiselle. Digitaalisten palveluiden mittaaminen pitää saada kuntoon, erilaisia analytiikkajärjestelmiä on nyt ainakin neljä. Toimintaa on vaikea parantaa ilman luotettavaa ja yhdenmukaista dataa.

Infra ja mahdollistajat muodostavat yhteisen alustan kaikelle tekemiselle. Tavoitteena on esimerkiksi vähentää kaupungin erillisten verkkojen ja alustojen määrää. Hankkeen tavoitteena on myös arvioida, voidaanko ICT-tukipalveluiden osalta tehdä enemmän yhteistyötä eli laskea ylläpitokuluja ja vapauttaa rahaa uuden tekemiseen.

Ketterän asiakaslähtöisen kokeilukulttuurin edistäminen on edellytys monelle uudistukselle . Tavoitteena on luoda mahdollisuuksia asiakaslähtöisille kokeiluille, joista voidaan oppia. Parhaat opit pyritään jalkauttamaan kaupunkiorganisaatioon tehokkaasti.

Toimivin kaupunki on subjektiivinen kokemus

Olemme keräämässä ajatuksia, mitä maailman toimivin kaupunki tarkoittaa juuri sinulle – kerro oma ajatuksesi!

Digisuunnitelman tavoiteltuja hyötyjä on esimerkiksi:

Kaupunkilaiset saavat halutessaan palvelua proaktiivisesti ja henkilökohtaisemmin, usein ilman lomakkeiden täyttöä. Digitaaliset palvelut ovat saatavilla 24/7.

Työntekijöillä on enemmän aikaa ihmisten kohtaamiseen. Toimintaa voidaan kohdentaa sinne missä on suurin palvelutarve. Turhauttavat manuaaliset tehtävät on automatisoitu.

Päättäjillä on käytössään reaaliaikainen tilannekuva päätöksenteon tukena. Toiminnan vaikutuksia voidaan ennustaa ja arvioida datan avulla.

Digisuunnitelman on tarkoitus selkiyttää ja konkretisoida miten Helsingin Kaupungin kaupunkistrategian tavoitteet saavutetaan. Työskentelen tiiviisti kaupungin johtoryhmän ja sidosryhmien kanssa, jotta digisuunnitelman keskeiset linjaukset ja kärkihankkeet saadaan hyväksytettyä ja työ voi alkaa.

From cholera to digital economy – making Helsinki Europe’s hottest startup hub

I attended the panel discussion in the GovTech Summit at the Paris City Hall on 12.11.2018. I held the following “firestarter” in the panel discussion ”The road to scale” focusing on the following questions: Are leading innovations from smaller companies the critical catalyst for making the Smart City vision a reality? How do we successfully scale such innovations?”

170 years ago Helsinki was quite a different  city than today. Under the Russian empire, Helsinki with only 20 000 residents was facing a serious problem. Cholera epidemic struck to the city and Helsinki was forced to build its first hospital year 1866.

1870’s Helsinki started to grow rapidly thanks to industrial revolution and new railway track from St. Petersburg to Helsinki. A bigger hospital, named Maria, started its operations year 1886 and operated until the recent years.


Maria hospital in the early 1900’s. Source: HS Arkisto

Today this hospital is still in use, as a startup hub. The Maria 01 startup hub was founded 2 years ago and it is now home to over 130 operators, employing 800 people.

Digitalization is too often seen as a threat – like a cholera epidemic  back in the days. There are fears of losing jobs, global players taking all business, AI taking over control etc.

Helsinki’s  aim is to be the best city in the world in the use of digitalization. We believe Helsinki is big enough city to develop and test innovations, and small enough for it to be feasible in practice.

With the success of Maria01, the plan is to build a new growth campus next to the old Maria01. By 2021 it will be one of Europe’s biggest innovation hubs.  The aim is to attract about 650 new operators and at least 4,000 new jobs  to the area.

I started my job as the first Chief Digital Officer at the City of Helsinki  100 days ago. City is an innovation platform, and there are at least 4 things to scale innovations:

  • Education – Provide excellent education to ensure people understand and utilise the possibilities of digitalisation. Finnish education system is providing equal opportunities to high-quality education. To start, take a free course on AI 
  • Infrastructure –  We need to provide excellent infrastructure like mobile networks and affordable spaces to bring the ecosystem players physically together like Maria01 is doing.
  • Data –  We need to provide data for the ecosystem. Helsinki is one of the leading cities in opening up the data, check  Helsinki Region Info Share or MyHelsinki APIs.
  • Trust – Lastly we need to foster the culture of innovation that is based on trust. Trust is the key ingredient in creating environment for innovation. Trust is created by being open and transparent, and engaging citizens in the decision making.

Welcome to Helsinki to check Maria01 and other interesting success stories from the startup scene. Let’s meet at Slush on December 4-5!