Helsingin tavoite on olla maailman toimivin ja parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki. Olen kaivanut esille yli 100:n tapaamisen ja työpajojen avulla ajatuksia siitä missä asioissa voisimme hyötyä yhteistyöstä.

Näissä kohtaamisissa on tullut hyvin esille, että vaikka halua on, yhteistyön mahdollisuuksia kaupungin eri toimijoiden välillä olisi enemmän kuin on vielä osattu hyödyntää.
Konkreettisia kohteita ovat esimerkiksi:

• Verkkoinfra – yksi hyvin hallittu verkko kymmenien erillisverkkojen sijaan
• IT-tukipalvelut – nyt jokainen toimiala toteuttaa ne omalla tavallaan
• Datastrategia – datan pelisäännöt pitää määritellä kaupunkitasoisesti. Tähän liittyvät myös API-linjaukset ja hallintaratkaisut
• Sujuva asiakaskokemus digitaalisissa palveluissa, esimerkiksi kertakirjautuminen (single-sign on). Palveluita pitäisi kehittää asiakaskeskeisesti portfoliona, ei organisaatiolähtöisesti erillispalveluina. Asiakasta ei kiinnosta sisäinen organisoitumisemme.

Havaintojeni perusteella yhteistyöllä on esteitä, joista nostan esille viisi.

1. Ei yhteistä digistrategiaa ja visiota
   Yhteinen tekemistä ohjaava digistrategia ja arkkitehtuurivisio puuttuu (tai siihen ei olla sitouduttu). Tämän eteen teemme nyt työtä.
2. Aina väärässä tahdissa
   Toimialojen tai yksikköjen tarpeet ovat kiireellisiä. Koetaan, että yhteisen ratkaisun tekeminen on liian hidasta tai kallista, tai että keskitetyn ratkaisun tekemiseen yksinkertaisesti ei ole resursseja.
3. Epäselvä roolitus ja sekava päätöksenteko
   Erilaisten vaatimusten yhteensovittaminen osoittautuu vaikeaksi, kuka päättää mitä tehdään? Kuka vastaa kehityksestä ja ylläpidosta? Pelätään, että yhteisen ratkaisun myötä menetetään valtaa ja jumiudutaan keskitettyyn ratkaisuun joka ei kehity riittävän nopeasti tai oikeaan suuntaan.
4. Hajautettu hankinta
   Jos rahat ja hankinta on hajautettu, ei ole erityistä pakkoa yhteiseen tekemiseen
5. Teknologiasoppa
   Valtava määrä erilaisia järjestelmiä, joiden kirjavat teknologiaratkaisut vaikeuttavat yhteisen ratkaisun syntyä.

Toimivaan yhteistyöhön tarvitaan aina yhteiset tavoitteet, joihin sitoudutaan. Tämä tarkoittaa myös kompromisseja, jossa yhteinen ratkaisu voi joskus olla yksittäisen tiimin tai yksikön intressien vastainen vaikka isossa kuvassa olisikin järkevä. Amazonin Jeff Bezos on puhunut ”disagree but commit” -periaatteesta. Kaiken pohjana on luottamus. Luottamus syntyy, kun kaupungin eri toimialat kokevat saavansa äänensä kuuluviin ja asioita aidosti pyritään tekemään yhdessä. Helpot ratkaisut olisi jo tehty. Elefantit pitää pilkkoa palasiksi yhteistyöllä.

Ollaan tienhaarassa, ilman yhteistyötä erillisratkaisujen määrä ja ylläpitokulut kasvavat. Yhteisiin maaleihin sitoutuminen ja yhteisten ratkaisujen löytäminen nostaa tekemisen uudelle tasolle. Kun yhteinen pohja on kunnossa, sen päälle on helpompi rakentaa palveluita kaupunkilaisten parhaaksi.

Sitoutuminen ja luottamus. Niiden päälle rakentuu yhteistyön malli from HEL.

Älykaupunki rakentuu datan päälle. Mitä se tarkoittaa? Mihin Helsingin kaupunki tarvitsee dataa? Miksi kaupunki tarvitsee datastrategian?

Yli 500 tehtävää

Kunnilla on laissa määritelty yli 500 erilaista tehtävää. Kaupungin tehtäviin kuuluvat niin terveydenhuolto, opetus kuin katujen ylläpito. Tehtävänkuvia on karjakosta (kuulemani mukaan 2 kpl!) kapellimestariin. Paljon palveluja ja tietoa jaettavaksi 650 000 helsinkiläiselle!

Helsingin kaupungin tavoitteena tulisi olla paras henkilökohtainen palvelukokemus jokaiselle kaupunkilaiselle. Sen mahdollistajia ovat data ja tekoäly.

Parempaa palvelua datan avulla

Tehokas datan ja tekoälyn hyödyntäminen voi parantaa olennaisesti kaupungin palvelutasoa:

• Asukaspysäköinti: Kun muutan uudelle alueelle, minulle tarjotaan automaattisesti asukasparkkeerauslupaa. Paikan lunastaminen halutuksi ajaksi onnistuu esimerkiksi tekstarilla tai mobiilisovelluksessa. Paikan maksaminen hoituu automaattisesti.  Jo nykyään luvat tarkistetaan rekisterikilvistä, enkä tarvitse fyysistä tunnusta.
• Koulu-tai päivähoitopaikka:  Tyttärelleni ehdotetaan sopivaa koulupaikkaa ja voin hyväksyä ehdotuksen vaikka tekstarilla, katso kuva. En joudu täyttämään yhtäkään lomaketta.
• Tilavaraukset: kun tarvitsen tiloja kaupungin urheiluseuran tai asukasyhdistyksen vuosikokousta varten, minulle tarjotaan sopivia tiloja sopivalta alueelta ja varaus tapahtuu yhdellä klikkauksella. Voin helposti tiedottaa tapahtumastani alueen asukkaita tai  seuran jäseniä.
• Kiinteistön lämpötila ja ilmastointi säätyy automaattisesti väkimäärän mukaan

Tarvitaan pelisäännöt

Jotta edellä kuvatut esimerkit ovat mahdollisia tarvitaan paljon tietoa (dataa) minusta, perheestäni ja kaupungin palveluista ja sen toiminnasta. Minun pitää  myös antaa lupa tietojeni käyttöön.

Tarvitaan pelisäännöt tiedon käsittelyyn ja hyödyntämiseksi:

• Mitä dataa keräämme? Miksi?
• Mitä dataa meillä pitäisi olla, jotta parempi palvelu olisi mahdollista?
• Kuka datan omistaa ja kuka sitä saa käyttää?
• Miten data saadaan käytettävään ja ymmärretään muotoon?
• Millä ehdoin dataa voidaan antaa kolmansille osapuolille, jotka haluavat kehittää palveluita kaupunkilaisille?
• ..

Siis kaupunki tarvitsee datastrategian.

Älykkyys tarkoittaa sitä, että erilaisten tietojen perusteella, digitaalinen palvelu osaa ilman ihmisten manuaalista työtä – algoritmien ja tekoälyn avulla – yhdistää palvelun tarvitsijat (esim. tuleva koululainen) kaupungin tarjoamaan palveluun (opetus). Digitaalinen palvelukerros löytää minulle  datan avulla henkilökohtaisesti juuri oikean palvelun tai tiedon, kun sitä tarvitsen tai ennen kuin osaan edes kaivata.

Työhuoneeni ikkunasta näkyy kauppatori. Uskon, että Helsingissä on ollut jonkinlainen tori heti kaupungin perustamisesta asti. Tori mahdollistaa myyjien ja ostajien kohtaamisen.  Olisi tehotonta, jos tuotteet joutuisi myymään tai ostamaan kymmenistä eri paikoista.

Kaupungin rooli on tarjota tilat torikojuille ja siivota tori markkinoiden jälkeen. Staran autot pesevät torin markkinahumun jälkeen.

Torin lailla kaupungin rakennukset ja julkiset tilat, esimerkiksi puistot ja nuorisotilat toimivat alustoina erilaisille tapahtumille.

Helsingin kaupunkistrategiassa sanotaan:

Helsinki on paitsi palveluorganisaatio myös alusta ja maailman edistyksellisin julkisen sektorin ekosysteemi.

Voiko Kaupunki olla  alustantarjoaja myös digitaalisessa maailmassa, jossa ei ole fyysisen maailman rajoja?

Voiko Kaupunki toimia alustatalouden avittajana?

Miten yhdistää kaupungin fyysiset alustat digitaalisiin?

Alustatalous  tarkoittaa liiketoiminnan organisoimismallia, joka mahdollistaa palveluiden tehokkaan skaalautumisen. Alustatalouden ydinajatuksia on:

• Mahdollistaa suora interaktio eri toimijoiden välille. Sen sijaan, että yritys pyrkii omistamaan koko arvoketjun,  valtaa annetaan arvoketjusta myös 3. osapuolille
• Verkostovaikutuksen ansiosta jonkun osapuolen saama arvo kasvaa, kun toisen osapuolen määrä kasvaa. Esimerkiksi Facebook on sitä arvokkaampi sinulle, mitä enemmän ystäväsi sitä käyttävät. Tästä seuraa, että Facebookista tulee entistä huokuttelevampi myös mainostajille. Maailman viisi arvokkainta yritystä  – Apple, Amazon, Google, Microsoft ja Facebook – ovat kaikki digitaalisia alustoja, jotka ovat hyötyneet positiivisesta verkostovaikutuksesta. Verkostovaikutus toimii myös toisin päin.
• Digitaalinen alusta mahdollistaa käytännössä rajattoman globaalin skaalautumisen. Digitaalisia resursseja on yleensä helppo muokata ja kopioida ja rajakustannus niiden luomiseksi on lähellä nollaa.

Menestyvä digitaalinen alusta ei synny sattumalta. Olen pohtinut minkä roolin Kaupunki voi ottaa alustataloudessa:

• Omistaja (Owner)  – haluaako Helsinki olla alustan omistaja, kuten Facebook tai Google?
• Toimittaja (Supplier)  – tarjoaako Helsinki erilaisia kyvykkyyksiä, kuten Facebook Connect?
• Tuottaja (Producer) – mitä olemassa olevia alustoja Helsingin tulisi hyödyntää tuottajan roolissa? Esimerkiksi MyHelsinki-minisovellus toimii Tencentin somepalvelu WeChatin sisällä. Eli Helsinki hyödyntää olemassa olevaa alustaa, jolle se tuottaa uuden palvelun

Tyypillinen alustatalous rakentuu digitaalisten ohjelmistojen varaan. Kaupungilla on paljon myös fyysisiä resursseja ja alustoja. Kuinka näitä voisi yhdistää tehokkaammin digitaalisiin alustoihin?

Mitä ajattelet kaupungin roolista alustataloudessa? Lähetä ajatuksesi minulle mikko.rusama@hel.fi

Vuosi sitten Helsingissä tehtiin  “Suomen suurin organisaatiomuutos”. Helsinki siirtyi pormestarimalliin ja noin 30 virastoa yhdistyivät neljäksi toimialaksi.

Aiemmat virastot olivat hyvin itsenäisiä. Yhdistyminen neljäksi toimialaksi ei ole ollut helppo. Työkulttuureihin liittyvien erojen lisäksi harmonisoinnissa riittää tekemistä. Vanhat tietojärjestelmät eivät keskustele välttämättä keskenään.

Jokaisella toimialalla ja keskushallinnolla on omia digitaalisia palveluitaan. Kaiken kaikkiaan erilaisia järjestelmiä on 750-900. Helsingin kaupungin tietojärjestelmäluettelo on avoimesti haettavissa Helsinki Region Info Share -palvelusta. Ilokseni olen huomannut, että Helsinki on edelläkävijä  datan avaamisessa.

Olen huomannut, että digitaaliin palveluihin ei ole selvää portfolionäkymää, eikä kaikkia palveluita systemaattisesti mitata.  Kiharainen digitodellisuus ei ole vain tekninen haaste. Kipupisteet liittyvät myös omistajuuteen. Esimerkiksi, kanslian alla on keskitetty tietohallinto, mutta toimialoilla on myös omat tietohallintoyksikkönsä. Jokainen toimiala on tehnyt omia digitalisaatiosuunnitelmiaan. Toimialojen ja keskushallinnon roolitus hakeekin muotoaan.

Keskeinen tavoitteeni on tunnistaa yhteiset strategiset teemat ja digitaaliset kärkihankkeet – siis saada lihaa kaupunkistrategian ympärille.

Moni kaupungin työntekijä kokee työnsä merkityksellisenä, mutta samalla myös voimattomaksi ison organisaation muutoksissa. Selkeyttämällä yhteisesti tärkeitä asioita ja roolijakoa, toivon voivani auttaa monia muutoksen kanssa kamppailevia

Aloitin Helsingin digitalisaatiojohtajana. Sain pormestarilta 90 päivää aikaa tehdä suunnitelman. Ensimmäisen viikon jälkeen se näyttää tältä.

Helsingin tavoite on olla maailman toimivin ja parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki. Tehtäväni digitalisaatiojohtajana on konkretisoida,  miten tähän tavoitteeseen päästään.

Helsingissä on työntekijöitä yhtä paljon kuin Kajaanissa asukkaita. Suomen suurin työnantaja tekee vaikutuksen suuruudellaan. Jo erilaisia tehtävänimikkeitä on 2000.

• Sosiaali- ja terveystoimessa (SOTE) työskentelee 14 699 henkeä ja se tuottaa kaupungin asukkaille sosiaali- ja terveyspalveluja
• Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla (KASKO) 12 877 henkeä tuottaa varhaiskasvatusta, opetusta ja vapaan sivistystyön palveluja.
• Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla (KUVA) työskentelee 1 814 henkeä  ja se tarjoaa kulttuuri-, liikunta-, nuoriso-, musiikki-, kirjasto-, museo- ja taidepalveluja. Korkeasaaren eläintarha huolehtii muun muassa uhanalaisten eläinlajien säilyttämisestä.
• Kaupunkiympäristöissä (KYMP) työskentelee 3 442 henkeä ja se  huolehtii kaavoituksesta, rakentamisesta, alueiden kunnossapidosta, kiinteistöasioista, asuntotuotannosta ja ympäristöstä. Pelastuslaitos huolehtii palo- ja pelastustehtävistä ja liikennelaitos julkisesta liikenteestä.
• Keskushallinnossa on 4258 henkeä

Keskustelujeni perusteella voin todeta, että moni kokee työnsä merkityksellisenä ja on ylpeä saadessaan olla töissä Helsingillä.

Toistuvat teemat

Ensimmäisellä viikolla olen tavannut koko joukon ihmisiä kaupungin eri organisaatioista, jotka vastaavat mm. strategiasta, tietohallinnosta, osaamisesta ja uudistumisesta, innovaatioista ja esteettömyydestä. Olen tavannut myös monia yrityksiä.

Keskusteluissa on jo tähän mennessä toistunut teemoja, joiden parissa uskon  viipyväni tulevinakin viikkoina:

• Miten Helsinki voisi olla asiakas- tai asukaslähtöisempi?
• Miten voisimme hyödyntää dataa paremmin?
• Miten sisäinen yhteistyö voisi toimia paremmin?
• Miten kaupunki voi olla alusta ja ekosysteemi kasvuyrityksille?

Kuva Amos Rex:n avajaisista

Suunnitelma hahmottuu

Hyvän strategian ja strategisten valintojen tulisi olla yhteiseksi koettuja. Haluan osaltani varmistaa, että mahdollisimman moni voisi antaa panoksensa suunnitelman tekoon. Tapaan paljon eri ihmisiä ja pyrin järjestämään sarjan työpajoja, joissa voimme oppia toisiltamme.

Kaikkea ei kannata keksiä itse. Tarkoitukseni on hakea myös toimivia vertailukohtia maailmalta ja poimia parhaat Helsingin parhaaksi.

Kun suunnitelma aikanaan varmistuu, se vastaa ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä ovat tärkeimmät yhteiset strategiset teemat ja tavoitteet?
• Mitkä ovat yhteiset kärkihankkeet/projektit, jotka vievät näitä tärkeimpiä teemoja eteenpäin?
• Miten meidän pitää organisoitua, jotta saavutamme yhteiset tavoitteet?
  • Mitä kannattaa tehdä yhdessä?
  • Miten selkiytetään vastuut keskushallinnon ja eri toimialojen välillä?
• Miten kulttuurin ja toimintatapojen pitäisi muuttua, jotta Helsingistä tulee digitaalisuuden edelläkävijä?

Miten sinä uudistaisit Helsinkiä? Voit lähettää kommentteja ja ajatuksesi minulle mikko.rusama (at) hel.fi